Asiakasrekisteri ja tietosuojaseloste

Henkilötietolaki (523/1999) 10 §
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679)
Laadittu: 19.7.2022

Rekisterinpitäjä
Kotatuli Oy
Sammalseläntie 1120, 97320 Marrasjärvi
Y-tunnus: 1550273-2

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Nimi: Katja Kiuru
Osoite:  Sammalseläntie 1120, 97320 Marrasjärvi
Puhelin: 0440505174
Sähköposti: katja@p.puskacreative.fi

Rekisterin nimi
Kotatuli Oy potilas- ja asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

  • Asiakastietojen ylläpito palvelujen toteuttamista, ajanvarausta ja laskutusta varten
  • Psykoterapiapalvelujen toteuttaminen, suunnittelu ja seuranta
  • Potilaan hoidon ja hoitotoimenpiteiden arviointi
  • Toiminnan lakimääräinen raportointi ja selvitykset viranomaisille

Rekisterin tietosisältö
Hoidon ja konsultaatioiden yhteydessä kertyvät Potilaslain (785/1992) 12 §:n mukaiset tiedot ja asiakirjat.

Perustiedot: Potilaan nimi, henkilötunnus, yhteystiedot. Tarvittaessa myös ammatti, potilaan lähiomainen/alaikäisen potilaan huoltajat sekä muut vastaavat tunnistetiedot.

Mahdolliset lähetetiedot ja hoidon kannalta välttämättömät tiedot aikaisemmista potilastiedoista kuten esimerkiksi lausunnoista ja epikriiseistä.

Tieto siitä, suostuuko potilas tietojen luovuttamiseen muille terveydenhuollon yksiköille esimerkiksi hoitosuhteen siirtyessä. Tieto siitä, suostuuko potilas tietojen luovuttamiseen mahdollista tieteellistä tutkimusta varten.

Tarvittaessa tiedot vakuutusyhtiöstä ja korvauspäätöksistä tai Kelan päätöksistä.

Asiakastietojen ylläpito palvelujen toteuttamista, ajanvarausta ja laskutusta varten.

Asiakkaan puolesta tapahtuvan Kela:n asiakkaalle myöntämän korvauksen hakemisen edellyttämät tiedot.

Säännönmukaiset tietolähteet

  • Potilaan antamat tiedot
  • Hoidon ja konsultaatioiden yhteydessä syntyneet tiedot
  • Muilta terveydenhuollon yksiköiltä saadut tiedot
  • Työterveyshuollon asiakkaiden osalta: Työnantajalta saadut tiedot
  • Vakuutusyhtiöltä tai Kelalta mahdollisesti saadut tiedot
  • Läheisiltä mahdollisesti saadut tiedot

Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Potilastiedot ovat salassa pidettäviä (Potilaslaki 13 §). Tietoja luovutetaan sivulliselle vain potilaan nimenomaisella suostumuksella esimerkiksi toiselle terveydenhuollon yksikölle taikka pakottavan lainsäädännön niin edellyttäessä Tietojen käyttäminen tieteelliseen tutkimukseen edellyttää potilaan nimenomaista suostumusta.

    Asiakastietoja käsittelee AtCare Oy, joka huolehtii asiakasrekisterin teknisestä ylläpidosta.

    Tietojen luovuttaminen EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
    Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

    Rekisterin suojauksen periaatteet
    Potilas- ja asiakasrekisteri täyttää tietoturvan osalta EU:n tietosuoja- asetuksen vaatimukset. Käytämme sivustollamme evästeitä käyttäjäkokemuksen parantamiseksi Google Analytics -palvelun avulla.

    Potilasmerkinnät säilytetään Potilastiedon arkistossa (Kanta), jonka ylläpidosta vastaa Kela. Kantaan kirjautuminen vaatii vahvan tunnistautumisen. Tietojen siirtämiseen Kantaan käytetään Atostek Oy:n eRA-järjestelmää, jonka tietoturvakäytäntö on KanTa- palveluiden edellyttämällä tasolla. Tämä on todettu ulkopuolisen auditoijan Atostek eRA:lle suorittamassa välittäjäauditoinnissa.

    Asiakasrekisterin sähköisiä tietoja säilytetään AtCare Oy:n MinduuPro-järjestelmässä, joka on suojattu salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla.

    Asiakirjoihin ja tietoihin pääsy on vain niillä henkilöillä, joiden työtehtäviensä vuoksi on välttämätöntä saada niitä käsitellä.

    Asiakirjoja käsittelevillä terveydenhuollon ammattihenkilöillä on Lain terveydenhuollon ammattihenkilöistä (559/1994) 16 § ja 17 § mukainen salassapitovelvollisuus. Muut asiakirjoja käsittelevät henkilöt sitoutuvat vastaavaan salassapitoon.

    Asiakaskohtaiset liitetiedostot tallennetaan MinduuPron kautta kryptattuun tietokantaan, jolla on ISO 13485 ja 27001 sertifikaatit.

    Manuaaliset tiedot säilytetään lukituissa asiakirjakaapeissa tiloissa, joihin pääsy on rajoitettua.

    Tietojen säilytysaika
    Henkilötietoja ei säilytetä pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki vaatii. Henkilötietojen säilytysajat voivat kuitenkin vaihdella käyttötarkoituksesta ja tilanteesta riippuen.

    Oikeudet
    Suostumuksen peruuttaminen
    Potilas itse voi luovuttaa omia tietojaan tai antaa suostumuksensa tietojen hakemiseen Kansallisesta Terveysarkistosta (Kanta) sekä muilta rekisterinpitäjiltä kuten potilasta aiemmin hoitaneilta toimijoilta. Perusteena voi olla rekisteröidyn henkilökohtainen suostumus tai lain säännös asiasta.

    Asiakkaalla on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja sekä saada tietää mitä häntä koskevia henkilötietoja käsitellään. Lisäksi asiakkaalla on oikeus saada täydentäviä tietoja hänen henkilötietojensa käsittelyn perusteista. Potilasmerkinnät voi tarkastaa Omakannan kautta.

    Oikeus saada virheet korjatuksi
    Asiakkaalla on oikeus pyytää, että häntä koskevat virheelliset tai vanhentuneet taikka muuten puutteelliset henkilötiedot korjataan.

    Oikeus vastustaa käsittelyä
    Mikäli asiakkaan henkilötietoja käsitellään yleisen edun taikka oikeutetun edun perusteella, hänellä on oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi hänen oikeutensa taikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi.

    Oikeus rajoittaa käsittelyä
    Asiakkaalla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia, että hänen henkilötietojensa käsittelyä rajoitetaan.

    Oikeus saada tiedot siirretyksi
    Mikäli asiakkaan tietoja on käsitelty hänen suostumuksensa perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, hänellä on oikeus saada sähköisesti toimittamansa tiedot yleisesti käytetyssä muodossa, jotta tiedot voitaisiin siirtää toiselle palveluntarjoajalle.

    Oikeuksien toteuttaminen
    Asiakas voi toteuttaa edellä kuvatut oikeutensa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa potilasta todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa. Mikäli asiakas katsoo, että henkilötietojensa käsittely ei ole lainmukaista, hän voi myös tehdä valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.

    Selosteen saatavuus
    Tämä seloste on saatavilla rekisterinpitäjän vastaanotolla osoitteessa: Sammalseläntie 1120, 97320 Marrasjärvi sekä yrityksen nettisivuilla www.kotatuli.fi